Databeskyttelse
Bliv klogere på, hvor vi indhenter og gemmer dine oplysninger, og hvilke rettigheder du har, når kommunen behandler dine personoplysninger.
For at vi i Horsens Kommune kan levere vores services og ydelser, behandler vi dagligt personoplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte, modtagere af vederlag og samarbejdspartnere.
Efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) skal vi give dig en række informationer, når vi behandler oplysninger om dig eller dit barn – uanset om du selv har givet os oplysningerne eller om oplysningerne stammer fra andre.
Hvad skal Horsens Kommune bruge mine oplysninger til?
Vi behandler dine og dit barns personoplysninger for at kunne levere vores services og ydelser.
Horsens kommune kan behandle dine personoplysninger efter særlovgivning eller samtykke fra dig.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger udgøres desuden af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 for så vidt angår de almindelige personoplysninger samt databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2 for så vidt angår de følsomme personoplysninger.
Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
De kategorier af personoplysninger, der behandles, kan være:
- Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, telefonnummer, væsentlige sociale forhold.
-
Følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger, oplysninger om race, etnicitet, religion, filosofisk eller politisk overbevisning, fagforeningsforhold eller seksuel orientering.
-
Oplysninger om strafbare forhold.
-
Oplysninger om cpr.nr.
Horsens Kommune er dataansvarlig
Horsens Kommune er ansvarlig for de personoplysninger, den modtager om dig. Kommunen kan kontaktes på:
Horsens Kommune
Chr M Østergaards Vej 4
8700 Horsens
Tlf.: 76292929
E-mail: horsens.kommune@horsens.dk
Vær opmærksom på, at en almindelig e-mail ikke er krypteret. Vi anbefaler derfor, at du bruger Digital Post, hvis du sender fortrolige eller følsomme personoplysninger til os. Du kan sende digital post til os lige her.
Andre modtagere af dine personoplysninger
Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Horsens Kommune være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt.
Hvor lang tid opbevarer Horsens Kommune mine oplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har brug for dem i vores sagsbehandling.
Når vi ikke længere har brug for dine personoplysninger og et eventuelt arkiveringskrav efter arkivloven er opfyldt, vil dine personoplysninger blive slettet hos Horsens Kommune.
Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen
Du har efter databeskyttelsesforordningen forskellige rettigheder, når kommunen behandler oplysninger om dig. Du har bl.a. ret til:
- indsigt i kommunens behandling af personoplysninger om dig
- berigtigelse af urigtige personoplysninger om dig
- begrænsning af behandling af personoplysninger om dig (for eksempel hvis der er uklarheder om rigtigheden af oplysningerne)
- at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig
- at få slettet dine personoplysninger hos kommunen (du skal dog være opmærksom på, at som offentlig myndighed er vi forpligtede til at kunne dokumentere det grundlag, som vi har baseret en afgørelse eller en beslutning på, og vi har derfor kun i begrænset omfang mulighed for at slette personoplysninger).
Databeskyttelsesrådgiver
Horsens Kommune har en databeskyttelsesrådgiver, som du kan kontakte, hvis du har spørgsmål til, hvordan dine personoplysninger behandles af kommunen, eller hvordan du bruger dine rettigheder.
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på telefon 76 29 42 26 eller mail databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk.
Almindelig e-mail er ikke krypteret, og vi anbefaler derfor, at du bruger Digital Post, hvis du sender fortrolige eller følsomme personoplysninger til os. Husk at skrive ”Databeskyttelsesrådgiver” i emnefeltet. Du kan sende digital post til os lige her.
Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Horsens Kommune behandler dine personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger kan du finde på www.datatilsynet.dk.
For dig, der modtager vederlag fra Horsens Kommune
Horsens Kommune skal oplyse, at vi behandler personoplysninger om dig, hvis du er ansat i Horsens Kommune, eller fordi du modtager vederlag fra Horsens Kommune - fx hvis du er medlem af skolebestyrelsen, varetager et politisk hverv, er ledsager, modtager brugerløn eller du oppebærer måske tjenestemandspension, som udbetales via Løn og Personaleservice. I det følgende vil begrebet ”ansættelse” for enkelthedens skyld dækker alle disse betegnelser for tilknytninger til kommunen.
Horsens Kommune er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14, skal vi give dig en række oplysninger, når vi indsamler og behandler oplysninger omkring dig – uanset om du selv har givet os oplysningerne eller om oplysningerne stammer fra andre.
Horsens Kommune er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som vi har indsamlet eller modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger her:
Horsens Kommune
Chr M Østergaards Vej 4
8700 Horsens
Telefon: 76 29 29 29
E-mail: horsens.kommune@horsens.dk
CVR.nr. 29 18 98 89
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Det kan du gøre på følgende måder:
Telefon: 23 80 86 61
E-mail: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk
Via sikker mail her
Fysisk post kan sendes til Horsens Kommune, Chr M Østergaards Vej 4, 8700 Horsens - Att. Databeskyttelsesrådgiver.
Vi behandler dine personoplysninger i relation til din ansættelse i Horsens Kommune, dvs. for at sikre korrekt udbetaling af løn/honorar og andre ansættelsesretlige forhold.
Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er for så vidt angår almindelige oplysninger som navn, adresse, cpr-nummer mv. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1. litra b.
For så vidt angår helbredsoplysninger er retsgrundlaget artikel 9, stk. 2, litra b og f.
Sker der som led i din ansættelse indhentelse af børne- og straffeattest sker behandlingen med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 10.
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger så som navn, adresse, telefon.nr, mail fødselsdag, bankoplysninger, pensionsforhold, uddannelsesbeviser og kompetenceudviklingsplaner mv.
Afhængig af de konkrete forhold kan vi endvidere behandle følgende personoplysninger, når det er relevant:
- Evt. oplysninger om strafbare forhold fx når der indhentes straffeattest og/eller behandling af private og sociale forhold
- Følsomme oplysninger: Forstås som helbredsoplysninger, racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, biometriske oplysninger og genetiske oplysninger.
Du er selv hovedkilde til mange af de personoplysninger, som vi har om dig. Herudover stammer oplysningerne fra din nærmeste leder, politiet og andre offentlige myndigheder.
Vi opbevarer dine personoplysninger i hele din ansættelsesperiode eller i den periode, hvor du har et hverv i Horsens Kommune og op til 10 år efter din fratræden. Når opbevaringspligten udløber og et evt. arkiveringskrav er opfyldt, vil dine oplysninger blive slettet, hvorefter kommunen ikke længere har adgang til dem.
Dine personoplysninger behandles som udgangspunkt via følgende systemer:
- Officepakken
- KMD
- Ditmer Flex
- Emply
- Enalyzer
- SB SYS
- Frontplanner
- Vitae
- Day Care
- Skoleintra og Aula
- Elbek & Vejrup Navision
I relation til din ansættelse i Horsens Kommune videregiver vi dine personoplysninger til:
- Andre offentlige myndigheder så som SKAT, Regionernes og Kommunernes Løndatakontor, Danmarks Statistik, Evt. Styrelsen for patientsikkerhed –Tilsyn Nord (for så vidt angår autoriserede personale)
- ATP
- Dit pensionsselskab
- Liste over lønforhold/underretning om uansøgt afskedigelse – til din tillidsrepræsentant/faglige organisation (dette gælder også selvom du ikke er medlem af den forhandlingsberettigede organisation)
- Feriefonden
- Feriepengeinfo
- Sundhedsordning
- Falck Healthcare
- Låneforeninger
- Diverse kursussystemer
- Leverandører af medarbejdergoder
- Evt. rekrutteringsbureau ved ansættelsen
- Evt. tøjleverancer (lister)
Derudover videregives personoplysninger alene til anden offentlig myndighed eller private virksomheder, hvis de har lovmæssig hjemmel til oplysningerne.
Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Horsens Kommunes behandling af dine personoplysninger. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne.
- Du har ret til indsigt i de oplysninger, som Horsens Kommune behandler om dig.
- Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv.
- I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig.
Du skal dog være opmærksom på, at vi som en offentlig myndighed kun i meget begrænset omfang kan imødekomme en anmodning om sletning, da vi er underlagt strenge dokumentationskrav.
- Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
- Du har ret til at gøre indsigelser mod Horsens Kommunes behandling.
Der er mange personoplysninger som vi har særlig lovhjemmel til at behandle under din ansættelse eller hverv, men der er også særlige områder, hvor du specifikt skal give dit udtrykkelige samtykke til indhentelse og behandling af dine personoplysninger.
Det gælder for eksempel ved indhentelse af referencer, straffe- og børneattester og profileringer/personlighedstest i forbindelse med en rekrutteringsproces og ved anvendelse af profilbilleder mv.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker således ikke lovligheden af vores behandling af dine oplysninger op til tidspunktet, hvor du trak dit samtykke tilbage.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som er tilsynsmyndighed, hvis du er utilfreds med den måde Horsens Kommune behandler dine personoplysninger på, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 77, jf. lovens § 39. Du kan enten rette henvendelse til vores databeskyttelsesrådgiver eller finde mere information på Datatilsynets hjemmeside.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder hos Datatilsynet.
Du vil herudover altid kunne finde de opdaterede oplysninger om Horsens Kommunes behandling af dine personoplysninger på HorsensPortalen under informationssikkerhed.