Oplysningspligt Microsoft Teams, samarbejde

Vi bruger it-systemet Microsoft Teams, når vi behandler dine personoplysninger med henblik på at varetage sagsbehandlingen inden for ét af Horsens Kommunes fagområder.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger udgøres af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. 

Den kategori af personoplysninger, der behandles, er:

• Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, telefonnummer, væsentlige sociale forhold.

Vær opmærksom på, at de oplysninger, du deler i Microsoft Teams, vil være synlige for Horsens Kommune og Teamets øvrige gæster, herunder eventuelt andre inviterede. Vær derfor altid opmærksom på, hvad du deler om dig selv. Del aldrig følsomme personoplysninger om eksempelvis dit helbred eller din seksualitet. 

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre. Dog vil Horsens Kommune og Teamets øvrige medlemmer kunne læse og se de oplysninger, du selv deler fx via chat, filer, billeder mv. 

Når der i Teamet bruges chatbeskeder, whiteboard, optagelser til møder og fildeling, vil disse oplysninger være tilgængelige for alle i Teamet.

Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Horsens Kommune være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt. 

Horsens Kommune overfører dine personoplysninger til lande uden for EU. Der er tale om Microsoft i USA. Personoplysningerne overføres i forbindelse med oprettelse i og interaktion i Microsoft Teams.

Dine personoplysninger opbevares i Teams og på Microsofts servere, så længe Teamet er aktivt, og så længe vi har brug for dem i vores sagsbehandling. Du har dog selv mulighed for slette eller redigere i de chatbeskeder, du sender i Teamet.

Når vi ikke længere har brug for dine personoplysninger, og et eventuelt arkiveringskrav efter arkivloven er opfyldt, vil dine personoplysninger blive slettet hos Horsens Kommune. Når Teamet slettes af Horsens Kommune, opbevares personoplysningerne i et år, før de slettes helt, og Horsens Kommune ikke længere har adgang til dem.

Du har efter databeskyttelsesforordningen forskellige rettigheder, når kommunen behandler oplysninger om dig. Du har bl.a. ret til: 

• indsigt i kommunens behandling af personoplysninger om dig.
• berigtigelse af urigtige personoplysninger om dig.
• begrænsning af behandling af personoplysninger om dig (for eksempel hvis der er uklarheder om rigtigheden af oplysningerne).
• at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig.
• at få slettet dine personoplysninger hos kommunen (du skal dog være opmærksom på, at som offentlig myndighed er vi forpligtede til at kunne dokumentere det grundlag, som vi har baseret en afgørelse eller en beslutning på, og vi har derfor kun i begrænset omfang mulighed for at slette personoplysninger).

Horsens Kommune har en databeskyttelsesrådgiver, som du kan kontakte, hvis du har spørgsmål til, hvordan dine personoplysninger behandles af kommunen, eller hvordan du bruger dine rettigheder. 
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på telefon: 76 29 42 26 eller via e-mail: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk. 

NB! Almindelig e-mail er ikke krypteret, og vi anbefaler derfor, at du skriver til os via Digital Post, hvis du sender fortrolige eller følsomme personoplysninger. 

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Horsens Kommune behandler dine personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på Datatilsynets hjemmeside.