Oplysningspligt - Kommunale folkeskoler og SFO

Hvem er dataansvarlig, og hvordan kontakter du databeskyttelsesrådgiveren?

Den dataansvarlige er:

Horsens Kommune
Børn, Unge og Kultur
Chr. M. Østergaards Vej 4, 8700 Horsens
Telefon: +45 76 29 29 29
E‑mail: horsens.kommune@horsens.dk

Kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO) kan kontaktes på:

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
CVR nr.: 3853 8071 
Gdanskgade 18
2150 Nordhavn
Telefon: +45 72 27 30 02
E-mail: dpo.horsens@bechbruun.com

Sikker beskedfunktion via https://dpo.bechbruun.com/horsens/

Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

Formål med behandlingen og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger som led i løsningen af kommunens opgaver på børne-, unge- og kulturområdet. Det er i forbindelse med:

• Rådgivning, hjælp og støtte til børn, unge og familier jf. Barnets Lov, Lov om Social Service, Sundhedsloven, Lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet
• Dagtilbud, skole og SFO jf. Dagtilbudsloven, Folkeskoleloven, Ungdomsskoleloven, Friskoleloven, Lov om behandlings- og specialundervisningstilbud
• Sundhedspleje og kommunal tandpleje, jf. Sundhedsloven
• Kultur‑ og fritidsaktiviteter for børn og unge (fx klubtilbud, idræt, musik, biblioteker, events m.v.), jf. Folkeoplysningsloven, Bekendtgørelse om musik og Museumsloven
• Behandling med henblik på analyse og udvikling af services

Behandlingen sker, fordi kommunen skal udføre sine opgaver efter den sociale-, undervisnings‑, kultur‑ og sundhedsmæssige lovgivning (fx lovgivning om børn og unge, dagtilbud, folkeskole, sundhedspleje, tandpleje, kultur‑ og fritidsområdet) samt anden relevant lovgivning.

Det databeskyttelsesretlige grundlag er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse/offentlig myndighedsudøvelse). For følsomme oplysninger anvendes artikel 9, stk. 2, bl.a. litra b og g, suppleret af databeskyttelsesloven § 7. Eventuelle oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelsesloven § 8. CPR‑nummer behandles efter databeskyttelsesloven § 11.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun de oplysninger, som er nødvendige i den konkrete sag eller aktivitet. Det kan fx være:

• almindelige oplysninger: navn, adresse, kontaktoplysninger, CPR‑nummer, familieforhold, skole/uddannelse, deltagelse i kommunale kultur‑ og fritidstilbud m.v.,
• oplysninger om barnets eller den unges trivsel, hverdag og sociale forhold i hjem, dagtilbud, skole, sundhedspleje, tandpleje, kultur‑ og fritidstilbud,
• i nødvendigt omfang følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger (herunder oplysninger fra sundhedspleje og tandpleje), oplysninger om fysisk eller psykisk funktionsevne eller andre forhold, der har betydning for indsatsen.
• oplysninger om strafbare forhold.

Vi følger principperne i databeskyttelsesforordningens artikel 5, som bl.a. lovlighed, rimelighed, gennemsigtighed, formålsbegrænsning, dataminimering og opbevaringsbegrænsning.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Oplysningerne kan komme:

• fra barnet eller den unge selv,
• fra forældre og andre familiemedlemmer,
• fra dagtilbud, skoler, SFO og andre undervisnings‑ og fritidstilbud,
• fra den kommunale sundhedspleje og tandpleje samt andre sundhedsaktører (fx praktiserende læge, psykolog, sygehus),
• fra kultur‑ og fritidstilbud, som barnet/den unge deltager i (fx ungdomsklub, idræts‑ eller musiktilbud, biblioteker),
• fra andre offentlige myndigheder, når lovgivningen giver adgang til udveksling af oplysninger,
• fra øvrige samarbejdspartnere og tilbud, som barnet eller den unge bruger.

Hvem deler vi personoplysninger med?

Vi videregiver oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt for at varetage opgaverne på børne-, unge- og kulturområdet. Modtagere kan fx være:

• Andre offentlige myndigheder, databehandlere, råd, nævn eller domstole

Videregivelse sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder kravene om formålsbegrænsning og dataminimering.

I det omfang personoplysninger bliver overført til et land uden for EU/EØS (såkaldt tredjeland) sker det typisk med grundlag i EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontrakt, som du har ret til indsigt i. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere om konkrete overførsler, herunder overførselsgrundlaget, er du altid velkommen til at kontakte os.

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med behandlingen og for at kunne dokumentere vores opgaveløsning.
Opbevaringstiden fastsættes efter gældende arkiv‑ og sektorlovgivning samt kommunens interne retningslinjer.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, vil de blive slettet eller overført til arkiv i overensstemmelse med reglerne.

Rettigheder efter databeskyttelsesreglerne

Børn og unge samt deres forældre har efter databeskyttelsesforordningen bl.a. følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: at få bekræftet, om vi behandler personoplysninger, og få adgang til oplysningerne (artikel 15)
• Ret til berigtigelse: at få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger (artikel 16)
• Ret til sletning og begrænsning i særlige tilfælde (artiklerne 17 og 18)
• Ret til indsigelse mod visse former for behandling (artikel 21)

Da vi på børne-, unge- og kulturområdet typisk behandler oplysninger som led i lovbestemte offentlige opgaver, vil vi ikke altid kunne imødekomme en anmodning om sletning eller ophør af behandling. Du vil i så fald modtage en begrundet afgørelse, jf. artikel 12, stk. 3–4.

I særlige tilfælde kan oplysningspligten og retten til indsigt begrænses efter databeskyttelsesloven § 22, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser – herunder hensynet til barnet eller den unge – taler for det. En sådan begrænsning vil altid bero på en konkret vurdering, og du vil i givet fald få besked om begrundelsen, så vidt det er muligt.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte bornungeogkultur@horsens.dk. Vi vil behandle din anmodning efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 12 og 15–21.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er uenig i den måde, vi behandler personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os. Du har også ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk